Notulen jaarvergadering 2016
Historische Vereniging Koedijk

Maandag 14 maart 2016.gehouden in de Molenschuur, Kanaaldijk 236 te Koedijk
Aanwezig: 19 leden en 4 bestuursleden: Jack Muis, voorzitter en notulist, Jan Bijpost, penningmeester en de leden Bert Butter en Klaas Bos.

Opening:
Om 20.05 opent de voorzitter de vergadering. Er zijn geen aanvragen voor aanvulling van de agenda, de agenda zoals gepresenteerd blijft dus gehandhaafd. Van bestuurszijde wordt mede gedeeld dat de presentatie van het jaaroverzicht en het financiële overzicht van de Stichting Koedijker Erfgoed zal volgen op de presentatie van de verenigingscommissies.

Mededelingen:
Afzeggingen zijn binnengekomen van Robert de Groot, Wim Baars en Martine Bos. Het bestuur vraagt om een moment stilte voor de leden die ons ontvallen zijn. Dat waren in 2015 Jaap Butter, Nelly van Graft, Gerard Janssen, Jan Lammerschaag, Adrie Riekwel, Jan Jaap IJfs en Arie Zeeuw.

Notulen:
De notulen van de jaarvergadering over 2014 waren onderdeel van de uitnodiging. Er waren geen op of aanmerkingen en dus worden ze goedgekeurd door de vergadering.

Jaarverslagen bestuur, commissies en Stichting Koedijker Erfgoed:
Bij monde van de voorzitter bijt het bestuur het spits af; het bestuur is afgelopen jaar 5 x in vergadering bijeen gekomen. Zoals bekend was het oprichten van de Stichting afgelopen jaar een speerpunt en heeft in maart haar beslag gekregen. De lijnen lopen nu via Bert Butter die in beide besturen zitting heeft. Het wederom in de lucht brengen van de website was een ander punt. Eind 2015 heeft de site wederom een boost gekregen maar we zijn ons er van bewust dat het altijd nog beter kan. We doen ons best.

De evenementen commissie heeft in 2015 8 activiteiten georganiseerd aldus commissievoorzitter Ruud Schouten. De nationale Molen en Monumentendagen waren hier ook onderdeel van. Hiernaast hadden we 5 lezingen en een avond die door Jacob de Maijer, Bert Butter en Klaas Bos werd georganiseerd. Alle avonden mochten zich in een redelijke tot goede belangstelling verheugen wat mede te danken is aan de inspanningen van Nia de Wit die voor de commissie de PR verzorgt. Een applaus van de vergadering viel haar ten deel.

De inventarisatie commissie gaf bij monde van Jacob de Maijer overzicht. Qua inventarisatie is er dit jaar weinig gebeurd, zo zei hij, slechts 56 items zijn gedetermineerd en beschreven maar de zolder is wel behoorlijk onder handen genomen. De commissie komt iedere vrijdagochtend bijeen en verricht dan haar werkzaamheden. Dit jaar mocht de commissie zich ook in een bezoek verheugen van de burgemeester van Langedijk en van een delegatie van het gemeentebestuur van Alkmaar.

Hein Bakker voerde het woord namens de restauratiecommissie. In het afgelopen jaar heeft deze commissie nauwelijks werkzaamheden verricht. Het aanbod van te restaureren spullen was er eigenlijk niet. In afwachting van nieuw aanbod  wacht de commissie af.
Als redactiehoofd van de Gouden Engel neemt Jack Muis het woord. In 2015 zijn er wederom twee bladen verschenen, de nummers 31 en 32. Dank zij een oproep aan de leden was men in ruime mate voorzien van kopij, voor nummer 31 waren er zelfs 13 artikelen door 11 verschillende schrijvers, een unicum in de historie van het blad. De respons was zo groot geweest dat zelfs in nummer 32 nog uit de voorraad geput kon worden. Helaas ligt er nu niets meer op de plank en deed Jack een oproep aan de aanwezige leden om zo mogelijk voor wat kopij te zorgen. Een soortgelijke oproep zal hij ook weer per internet plaatsen.

Bart Slooten neemt hierna het woord namens de Stichting Koedijker Erfgoed. In het kort memoreert hij nog even aan de reden om de stichting op te richten. Hij gaat hierna nog even in op de verzekeringssituatie die onderdeel is van de overgang van de collectie van de vereniging naar de stichting. Samen met Casper van Otterloo, waar de verzekering is ondergebracht, wordt hier nu aan gewerkt. Een lastig punt hierbij is de waardebepaling van de collectie. Verder gaat Bart nog even in op de aansprakelijkheid van het Stichtingsbestuur. Peter Tergau raadt hem aan om even contact op te nemen met de gemeente Alkmaar die voor alle vrijwilligers binnen de gemeente een verzekering heeft lopen. Daarna geeft Bert een kort overzicht van de financiële situatie bij de Stichting.

Financieel jaarverslag door de penningmeester.
De penningmeester geeft tekst en uitleg over de cijfers van 2015. Hierbij gaat hij in op de nieuwe situatie die ontstaan is als gevolg van de oprichting van de stichting Koedijker Erfgoed. De stichting is als beheerder van het museum en de collectie financieel afhankelijk van de vereniging. Jan legt uit hoe de geldstromen in deze lopen. Verder staat hij even stil bij de donatie die wij van de stichting Coedijcker Ban mochten ontvangen.

De jaarcijfers waren dit jaar geen onderdeel van de uitnodiging maar konden aangevraagd worden. Slechts één lid heeft de moeite genomen om de cijfers aan te vragen. Desalniettemin vraagt Bart Slooten om de financiële overzichten weer onderdeel te maken van de uitnodiging. Naar zijn mening is het belangrijk dat de leden zich op de vergadering moeten kunnen voorbereiden en hierbij speelt de kennis van de cijfers een belangrijke rol. Het bestuur reageert hierop dat voor deze constructie is gekozen om kosten te drukken, met name portokosten. Mocht echter de vergadering er voor kiezen dat de cijfers onderdeel weer gaan uitmaken van de uitnodiging dan zal zij daar gevolg aan geven. Bij stemming bleek dat de wens om de jaarcijfers te ontvangen unaniem was en aldus werd besloten: vanaf nu de jaarcijfers weer bij de uitnodigingen.

Verslag van de kascommissie:
Namens de kascommissie doet Dirk Buisman verslag. Bij de controle zijn geen onregelmatigheden geconstateerd en dus stelt de kascommissie aan de vergadering voor om het bestuur te dechargeren voor de financiën over 2015.

Verkiezing kascommissie:
Dirk Buisman was dit jaar  voor het tweede jaar lid van de commissie. Zijn plaats wordt nu ingenomen door Piet de Vries terwijl zijn plek zal worden ingevuld door Robert de Groot, het reserve lid van het afgelopen jaar. Gezocht wordt dus een reserve lid voor het komende jaar. Bij gebrek aan kandidaten stelt Dirk Buisman zich wederom voor deze functie beschikbaar. De vergadering gaat hier in mee en dus is Dirk het komende jaar weer
reserve lid.



Bestuursverkiezing.
In de uitnodiging is men op de hoogte gesteld van het aftreden van de voorzitter. Na een jaar interim voorzitterschap en acht jaar regulier voorzitterschap, gedeeltelijk in samenwerking met Jan Slikker, vindt Jack het tijd om op te stappen. Helaas zijn er uit de vergadering en de leden geen kandidaten opgestaan om deze functie, noch enige andere functie binnen het bestuur, te gaan bekleden. Het bestuur betreurt het dat er zo weinig animo binnen de vereniging is voor deze functies.


Namens de vereniging wordt de scheidende voorzitter door Jan Bijpost bedankt voor zijn inzet in de afgelopen periode en stelt aan de aanwezige leden voor of zij het er mee eens zijn Jack te benoemen als “lid van verdienste” van de vereniging. Dit wordt met een overweldigend applaus beantwoord en hierbij is Jack het eerste Lid van verdienste van onze vereniging.

Op de vraag of dit ook vrijstelling van contributiebetaling inhoudt wordt negatief geantwoord. Wel krijgt Jack nog een prachtige bos bloemen overhandigd alsmede een cadeau onder couvert.  Jack bedankt de leden voor hun vertrouwen in de afgelopen jaren en wenst Bert, die de zaken vooralsnog gaat waarnemen, succes toe.

Penningmeester Jan Bijpost staat ook aan het einde van een zittingsperiode maar is wel herkiesbaar. Bij gebrek aan kandidaten is een verkiezing niet nodig accepteert Jan onder applaus een nieuwe zittingsperiode.

Rondvraag:
Bij de rondvraag komen geen vragen.

Om 21.10 uur sluit de voorzitter de vergadering.

Koedijk, 15 maart 2016,
Jack Muis, notulen.